Een eigen zaak opgestart. Je bent succesvol, het werk stroomt binnen en plots lukt het niet meer alleen. En dan komt die eerste grote mijlpaal eraan: een eerste medewerker aanwerven. Dit is voor veel zelfstandigen en beginnende ondernemers een zeer grote stap. Met het aanwerven van een eerste medewerker kan je zaak een enorme versnelling nemen. Je krijgt meer werk verzet, je kan meer klanten bedienen en uiteindelijk zal ook je omzet en je winst verhogen. Deze stap is natuurlijk niet zonder risico’s. Daarom is het belangrijk om op een aantal zaken te letten.
Met het artikel “Een eerste medewerker aanwerven! Hoe begin je eraan in 5 stappen” hebben we je geholpen met het zoeken en vinden van je eerste medewerker. In dit artikel willen we jou graag in 7 stappen helpen om alles in orde te brengen voor je nieuwe collega.
Bekijk ook zeker met je boekhouder of je bedrijfsvorm klaar is om een werknemer in dienst te nemen. Heb je een eenmanszaak, dan is het mogelijk dat je de bedrijfsstatuten moet laten aanpassen om aan de slag te gaan als werkgever. Je boekhouder kan je hier perfect in begeleiden.
Eens dat bekeken is, kan je aan de slag met volgende stappen.
Stap 1: inschrijven bij RSZ
Als nieuwe werkgever moet jij je inschrijven bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Je zal voor elk van je werknemers (in loondienst) een bijdrage moeten betalen. Weet ook dat er een federale doelgroepvermindering is voor de eerste aanwerving waardoor je een RSZ korting kan bekomen van maximum € 4 000 per kwartaal. Voor de 5 volgende werknemers gelden er andere verminderingsregels.
Laat eventueel je sociaal secretariaat helpen met het verwerken en doorgeven van de benodigde gegevens. Ook eventuele aanpassingen aan het salarispakket moeten steeds doorgegeven worden.
Stap 2: stel een arbeidsreglement en arbeidsovereenkomst op
Je stelt in eerste instantie natuurlijk een arbeidsovereenkomst op, een contract. Hierin neem je sowieso een aantal verplichte onderdelen op: naam, adres, begindatum, arbeidsduur, werkrooster, loon, andere voorwaarden etc. Je maakt deze steeds in tweevoud op zodat zowel jij als je werknemer een getekend exemplaar kunt bewaren. Voor het opstellen hiervan kan je zeker beroep doen op online voorbeelden of laat je adviseren door een sociaal juridisch expert.
Een integraal deel aan de overeenkomst die je sluit met je werknemer is het arbeidsreglement. Dit is geen vrijblijvend document, maar wel een wettelijke verplichting waarin een aantal zaken moeten worden opgenomen. Het is een samenvatting van de regels die je afspreekt met je werknemer en ook wat er gebeurt wanneer de regels niet worden gerespecteerd. Het beschermt jou en je werknemer voor onaangename verrassingen. Laat je hierover zeker ook adviseren door je sociaal secretariaat.
Stap 3: doe een Dimona-aangifte
Voor een werknemer start, ben je verplicht een Dimona aangifte te doen bij de RSZ. Deze “Onmiddellijke Aangifte” is een bericht waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van iedere in- en uitdiensttreding. Best is om dit voldoende op voorhand te regelen zodat de rechten van je werknemer optimaal gewaarborgd blijven. Vul dit uiterlijk in op de dag dat hij/zij start.
Stap 4: doe een DmfA-aangifte
In de DmfA-aangifte (Déclaration multifonctionelle / multifunctionele Aangifte) geef je elk kwartaal de loon- en prestatiegegevens van je werknemers door. Hierop wordt berekend hoeveel RSZ bijdrage je moet betalen. Daarnaast doen vele andere instellingen hierop ook beroep voor het berekenen van uitkeringen, toeslagen, premies etc. Ook hierbij kan een sociaal secretariaat je ondersteunen.
Stap 5: richt een interne/externe preventiedienst op
Je kan kiezen om een interne of externe preventiedienst op te richten. Als onderneming met minder dan twintig werknemers mag de werkgever zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Word je organisatie groter ben je verplicht één preventieadviseur aan te stellen (intern of extern). De preventiedienst dient om het welzijn van je werknemers te garanderen op verschillende vlakken. Zo moeten de risico’s verbonden aan de job in kaart gebracht worden en wordt er meegewerkt aan een preventieplan en het jaarlijks actieplan. De preventieadviseur wordt betrokken bij het onderzoeken van bedrijfsongevallen en is verantwoordelijk voor het uitwerken van (veiligheids)instructies, noodprocedures en EHBO.
Stap 6: sluit een arbeidsongevallen verzekering af
Zorg voor een goede verzekering voor mocht er toch eens iets fout lopen. Je bent dan ook verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten voor je werknemers. Deze verzekering dekt alle mogelijke ongevallen van, naar en op het werk. Sluit deze verzekering ook af voor tijdelijke werkkrachten en studenten.
Stap 7: je medewerker laten opstarten en inwerken
Deze laatste stap en misschien wel belangrijkste stap voor het succesvol slagen van je eerste aanwerving is een goed voorbereide opstart van je werknemer. Zorg dat je het nodige werkmateriaal (bv. laptop, gsm, badge, etc.) hebt klaarliggen wanneer je werknemer start. Zorg eventueel voor een leuk welkomstgeschenkje en plan de eerste dag een moment in om je nieuwe werknemer goed te leren kennen. Bekijk ook wat je nieuwe collega gaat moeten leren om de job te kunnen uitvoeren. Stel eventueel een opleidingsplan op met een aantal doelen, informatiebronnen, opleidingsmateriaal etc.
Maar vooral, zorg dat je werknemer zich welkom voelt en vraag hem/haar ook regelmatig hoe de start verloopt, of er nog vragen zijn en of hij/zij nog blij is met de beslissing om voor jou te werken. Mochten er kleine problemen zijn bij de start, dan kan je deze tijdig detecteren en oplossen.
Voilà, nu ben je klaar om met je eerste werknemer aan de slag te gaan! Veel succes!
